Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: januari 2026

1. Inleiding

Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op jouw toegang tot en gebruik van Q3Access (“het Platform”), beheerd door Q3Access B.V. Door het Platform te gebruiken, ga je akkoord met deze Voorwaarden. Als je niet akkoord gaat, dien je het gebruik van het Platform te stoppen.

2. Definities

3. Dienstverlening

Q3Access biedt operationele tools voor organisatoren, exposanten en leveranciers. Denk aan registratiebeheer, logistieke coördinatie, communicatiemodules en aanvullende functies. De functionaliteit kan in de loop van de tijd worden uitgebreid of aangepast.

4. Accountregistratie & Veiligheid

Gebruikers stemmen ermee in om:

5. Toegestaan Gebruik

Het is Gebruikers niet toegestaan om:

6. Gegevens & Privacy

Q3Access werkt volgens een privacy‑first benadering. We gebruiken geen tracking‑ of advertentiecookies. Alle gegevensverwerking wordt toegelicht in onze Privacyverklaring.

7. Eigendom van Content

Gebruikers behouden het eigendom van alle content die zij uploaden. Door het Platform te gebruiken, verlenen zij Q3Access een niet‑exclusieve, royalty‑vrije licentie om deze content op te slaan en te verwerken voor het leveren van de dienst.

8. Intellectueel Eigendom

Alle ontwerpen, merken, software en technologie binnen Q3Access zijn eigendom van Q3Access en beschermd door toepasselijke wetgeving. Zonder schriftelijke toestemming mogen deze materialen niet worden gekopieerd, aangepast of verspreid.

9. Beschikbaarheid van de Dienst

We streven naar hoge beschikbaarheid, maar kunnen geen ononderbroken toegang garanderen. Onderhoud, updates of technische problemen kunnen de beschikbaarheid tijdelijk beïnvloeden. Q3Access is niet aansprakelijk voor onderbrekingen of downtime.

10. Kosten & Betalingen

Voor bepaalde functies kan een betaald abonnement of serviceovereenkomst vereist zijn. Prijzen, factureringscycli en betalingsvoorwaarden worden afzonderlijk gecommuniceerd. Bij uitblijvende betaling kan toegang worden opgeschort.

Door een abonnement af te sluiten, ga je akkoord met alle toepasselijke kosten zoals vermeld tijdens registratie of onboarding.

10.1 Prijzen

Alle prijzen worden weergegeven in EUR, tenzij anders vermeld. Q3Access kan prijzen aanpassen; wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd en gelden alleen voor toekomstige factureringsperioden.

10.2 Factureringscyclus

Abonnementen worden vooraf gefactureerd op terugkerende basis (maandelijks of jaarlijks). De cyclus wordt automatisch verlengd tenzij geannuleerd.

10.3 Betaalmethoden

Gebruikers moeten geldige betaalgegevens verstrekken. Door deze gegevens op te geven, machtigen zij Q3Access om alle verschuldigde kosten in rekening te brengen.

10.4 Mislukte Betalingen

Bij mislukte betalingen kan Q3Access meerdere pogingen doen. Blijft betaling uit, dan kan toegang worden opgeschort totdat het saldo is voldaan.

10.5 Belastingen

Kosten kunnen onderhevig zijn aan btw of andere belastingen, afhankelijk van jouw locatie. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor alle toepasselijke belastingen.

11. Annulering & Beëindiging

11.1 Annulering door de Gebruiker

Gebruikers kunnen hun abonnement op elk moment opzeggen. De opzegging wordt van kracht aan het einde van de huidige factureringsperiode. Er worden geen restituties verleend voor gedeeltelijke perioden.

11.2 Gevolgen van Annulering

Na opzegging blijft toegang tot betaalde functies actief tot het einde van de factureringscyclus. Daarna kan toegang worden beperkt of beëindigd.

11.3 Restitutiebeleid

Q3Access biedt geen restituties voor:

Restituties worden alleen verleend wanneer wettelijk verplicht.

11.4 Beëindiging door Q3Access

Q3Access kan toegang opschorten of beëindigen wanneer een Gebruiker deze Voorwaarden schendt, kosten niet betaalt of schadelijk gedrag vertoont.

11.5 Bewaring van Gegevens na Beëindiging

Q3Access kan bepaalde gegevens bewaren om juridische of operationele redenen. Gebruikers kunnen vóór beëindiging een data‑export aanvragen.

12. Wijzigingen van Abonnementen

12.1 Upgrades

Upgrades worden direct toegepast. Eventuele prijsverschillen worden naar rato berekend.

12.2 Downgrades

Downgrades gaan in aan het begin van de volgende factureringsperiode. Bepaalde functies of gegevens kunnen daarna niet meer beschikbaar zijn.

13. Integraties met Derden

Het Platform kan integreren met tools van derden. Q3Access is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, veiligheid of prestaties van deze diensten.

14. Beëindiging

Q3Access kan toegang beëindigen wanneer een Gebruiker deze Voorwaarden schendt of een beveiligingsrisico vormt. Gebruikers kunnen hun account op elk moment laten sluiten.

15. Aansprakelijkheidsuitsluiting

Het Platform wordt geleverd “zoals het is”, zonder expliciete of impliciete garanties. Q3Access wijst met name garanties af met betrekking tot verhandelbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet‑inbreuk.

16. Beperking van Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan, is Q3Access niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele of gevolgschade, waaronder verlies van omzet, gegevens of zakelijke kansen.

17. Toepasselijk Recht

Deze Voorwaarden vallen onder Nederlands recht. Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam.

18. Servicelevels & Beschikbaarheid

Q3Access streeft naar een stabiel en performant platform. Toch kunnen we geen continue beschikbaarheid garanderen. Gepland onderhoud vindt waar mogelijk buiten piekuren plaats.

19. Ondersteuning

Gebruikers kunnen ondersteuning aanvragen via e‑mail. Reactietijden kunnen variëren; vaste responstijden gelden alleen wanneer contractueel overeengekomen.

20. Data‑export & Portabiliteit

Gebruikers kunnen op elk moment een export van hun gegevens aanvragen, mits hun account actief is. Exports worden geleverd in een gangbaar digitaal formaat. Voor uitgebreide of maatwerkexports kan een vergoeding gelden.

21. Gegevensbeveiliging

Q3Access past redelijke technische en organisatorische maatregelen toe om gegevens te beschermen. Geen enkel systeem is echter volledig veilig.

22. Naleving van Wetgeving

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor naleving van alle toepasselijke wet‑ en regelgeving, waaronder privacywetgeving en branche‑specifieke eisen.

23. Verantwoordelijkheden bij Evenementen

Organisatoren zijn volledig verantwoordelijk voor de juistheid van eventinformatie, exposantvereisten, logistieke gegevens en instructies binnen het Platform. Q3Access is niet verantwoordelijk voor operationele beslissingen van organisatoren of exposanten.

24. Uitgebreide Aansprakelijkheidsbeperking

De totale aansprakelijkheid van Q3Access voor claims met betrekking tot het Platform is beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het incident heeft betaald.

25. Overmacht

Q3Access is niet aansprakelijk voor vertragingen of storingen veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke controle, zoals natuurrampen, internetstoringen, stakingen of overheidsmaatregelen.

26. Wijzigingen van deze Voorwaarden

We kunnen deze Voorwaarden bijwerken wanneer dat nodig is. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Voortgezet gebruik van het Platform betekent dat je akkoord gaat met de bijgewerkte Voorwaarden.

27. Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden kun je contact opnemen via: info@q3access.com